Informationen für Hinweisgeber

 

Verantwortlicher nach Art 13. Abs. 1 DS-GVO Brechmann Handels GmbH & Co. KG Sunderweg 10 33649 Bielefeld Kontakt:          Andreas Jedaschko Telefon: +49 (521) 97242-0

Kontaktdaten des Betrieblichen Datenschutzbeauftragten: Alfred Leingang Sunderweg 8 33649 Bielefeld Kontakt:          Telefon: +49 (0)5 21/9 72 42-95 E-Mail: dsb@brechmann.com

 

Die Brechmann Handels GmbH & Co. KG hat in Umsetzung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) ein Hinweisgebersystem implementiert.

Wir möchten über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen informiert werden, um solche Verhaltensweisen aufklären und abstellen zu können. Daher ermutigen wir jedermann – egal ob Mitarbeiter, ehemaliger Kollege, Kunde, Lieferant oder Dritter, uns Hinweise auf Rechtsverstöße mitzuteilen.

Unter den Begriff Hinweise fallen Informationen zu mutmaßlich rechtswidrigen oder unethischen Sachverhalten im Zusammenhang mit der Brechmann Handels GmbH & Co. KG und präventive Informationen über entsprechende Gefahren und Risiken, insbesondere Informationen hinsichtlich menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken und/oder der Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten.

Allen Hinweisgebern sichern wir eine vertrauliche Bearbeitung zu. Die Abgabe von Hinweisen kann persönlich, fernmündlich, in Schrift- oder Textform (z.B. per Brief oder E-Mail) erfolgen, wobei wir die Abgabe per Portal anregen.

Post Anschrift:

Privacy OWL UG
An der Werre 14
32758 Detmold

E-Mail: brechmann(at)privacyowl.de
Portal: https://app.parlabox.pro/whistleblower/de/5abr7xt8ow2y7z54

Für die Sicherstellung einer vertraulichen Bearbeitung von postalischen Hinweisen, bitten wir, den Adresszusatz „VERTRAULICH Brechmann-Hinweise“ beizufügen.

Sie können auch ohne Nennung Ihres Namens Hinweise absenden. Um eine effektive Aufklärung der Hinweise zu unterstützen und ggf. Rückfragen zu ermöglichen, sollten Sie uns jedoch in die Lage versetzen, mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können. Sämtliche Hinweise werden vertraulich behandelt.

Wir bitten um Verständnis, dass das Hinweisgebersystem nur zur Meldung von rechtswidrigem Verhalten – insbesondere Gesetzesverstöße – genutzt werden soll. Allgemeine Beschwerden, Anfragen oder Produkt- und Gewährleistungsanfragen werden darüber nicht bearbeitet. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an info(at)brechmann.com

Weitere Informationen zu dem Hinweisgebersystem – insbesondere zu der relevanten Abgabe von Hinweisen und dem Verfahren – finden Sie in unserem Portal.

 

§ 1 Zielsetzung, Zweck und Geltungsbereich dieser Richtlinie

(1) Wir möchten über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen informiert werden, um solche Verhaltensweisen aufklären und abstellen zu können. Daher ermutigen wir jedermann – egal ob Mitarbeiter, ehemaliger Kollege, Kunde, Lieferant oder Dritter – uns Hinweise auf Rechtsverstöße mitzuteilen.

(2) Diese Richtlinie soll die Rahmenbedingungen für die Mitteilung von Hinweisen auf mögliche Compliance-Verstöße an bestimmte Personen bzw. über ein elektronisches Hinweisgebersystem schaffen. Hierbei soll diese Richtlinie die ausreichende Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Unternehmens, der Hinweisgeber, der betroffenen Personen sowie der Allgemeinheit gewährleisten.

(3) Diese Richtlinie soll darüber hinaus in technisch-organisatorischer Hinsicht gewährleisten, dass Hinweise auf rechtswidriges Verhalten entsprechend den Vorgaben von Datenschutz und Datensicherheit entgegengenommen und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet, gespeichert, weitergegeben und archiviert werden können.

§ 2 Hinweisgeber

(1) Zur Abgabe von Hinweisen ist jede Person berechtigt. Insbesondere ist unerheblich, ob sie Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Dritter ist.

(2) Durch diese Richtlinie wird niemand verpflichtet, Hinweise abzugeben. Sofern jedoch gesetzliche, vertragliche oder anderweitige Pflichten oder Obliegenheiten zur Abgabe von Hinweisen bestehen, bleiben diese von Satz 1 unberührt.

§ 3 Gegenstand eines Hinweises

(1) Unter rechtswidrigem Verhalten im Sinne von § 1 Abs. 1 verstehen wir ein Verhalten, das Tatbestände strafbewehrter Gesetze wie z.B. des Strafgesetzbuchs (StGB), des Ordnungswidrigkeitenrechts (OWiG) oder Kartellrechts (GWB) etc. erfüllt.

Dies gilt insbesondere für folgende Delikte:

• Betrug und Fehlverhalten in Bezug auf die Rechnungslegung bzw. interne Rechnungslegungskontrollen,
• Korruption
• Geldwäsche, Finanzierung terroristischer Aktivitäten,
• Bestechung und Bestechlichkeit bei Geschäftspartnern, Vorteilsannahme und -gewährung bei Amtsträgern,
• Fälschung von Verträgen, Berichten oder Aufzeichnungen,
• Missbrauch von Unternehmensgütern, Diebstahl oder Veruntreuung,
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz und Informationssystemen,
• Gemeingefahren, Gefahren für die Gesundheit bzw. Sicherheit unserer Mitarbeiter.

(2) Im Übrigen stoßen wir an, Beobachtungen grober Missstände, Sicherheitsmängel, ernsthafter Gefahren und Risiken zu melden, soweit die zu meldende Umstände im Zusammenhang mit dem Betrieb des Unternehmens stehen.

§ 4 Relevante Hinweise, Gutgläubigkeit

(1) Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichem oder vermeintlichem, rechtswidrigem Verhalten sowie Umständen im Sinne von § 3.

(2) Das Hinweisgebersystem steht jedoch insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden, allgemeine Anfragen oder Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.

(3) Es sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen der Hinweisgeber im guten Glauben ist, dass die von ihm mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind. Der Hinweisgeber ist nicht im guten Glauben, wenn ihm bekannt ist, dass eine gemeldete Tatsache unwahr ist.

Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen.

(4) Es wird darauf hingewiesen, dass sich ein Hinweisgeber strafbar machen kann, wenn er wider besseres Wissen unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.

§ 5 Abgabe von Hinweisen, Verfahren

(1) Die Abgabe von Hinweisen zu tatsächlichem oder vermutetem rechtswidrigem Verhalten soll an folgende Personen ermöglicht werden:

• durch Hinweise an die interne Meldestelle/Compliance-Abteilung; (https://app.parlabox.pro/whistleblower/de/5abr7xt8ow2y7z54)

(2) Die Abgabe von Hinweisen ist nicht an bestimmte Formen gebunden. Insbesondere können persönlich, fernmündlich, per Telefon, Telefax oder via E-Mail mitgeteilt werden. Aufgrund der Verfahrensvereinfachung regen wir die Abgabe via E-Mail an.

(3) Der Hinweis kann auch anonym abgegeben werden. Da bei einem anonymen Hinweis keine Rückfragen möglich sind, sollten anonyme Hinweise nur dann erfolgen, wenn dem Hinweisgeber eine ihm zurechenbare Meldung unzumutbar erscheint und er sicherstellen möchte, dass z.B. betroffene Personen keinesfalls seine Identität erfahren.

(4) Der Eingang des Hinweises wird – wenn möglich – innerhalb von sieben Tagen von der nach Abs. 1 zuständigen Stelle bestätigt. Die zuständige Stelle prüft, ob weitere Ermittlungen notwendig sind, und führt diese, ggf. unter Hinzuziehung anwaltlicher Hilfe, durch. Die Untersuchung wird zeitlich so schnell wie im angemessenen Rahmen möglich durchgeführt. Der Hinweisgeber wird von der zuständigen Stelle über den Fortlauf des Verfahrens informiert. Stellt sich eine Meldung als falsch heraus, oder kann sie nicht ausreichend mit Fakten belegt werden, wird dies entsprechend dokumentiert und das Verfahren unverzüglich eingestellt.

§ 6 Schutz des Hinweisgebers

Sämtliche Hinweise, einschließlich der Bezüge zum Hinweisgeber, werden vertraulich und im Rahmen der geltenden Gesetze verarbeitet. Gutgläubige Hinweise nach § 4 Abs. 3 werden nicht sanktioniert.

§ 7 Vertraulichkeit und Datenschutz

(1) Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der Betroffenen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie des Unternehmens in höchstem Maße zu beschädigen. Sie werden daher von uns über die sich aus den Datenschutzgesetzen ergebenen Pflichten hinaus besonders vertraulich behandelt.

(2) Über das ordnungsgemäß und stets aktualisiert zu führende Verarbeitungsverzeichnis hinaus wird schriftlich festgehalten, welche Personen auf die Hinweise und die damit verbundenen Daten zugreifen dürfen und welche Rechte sie im Rahmen der Datenverarbeitung haben. Diese Personen sind über etwaige gesetzliche Anforderungen hinaus auf die besondere Vertraulichkeit zu verpflichten.

§ 8 IT- und Datensicherheit

(1) IT-Lösungen für die Entgegennahme und Verarbeitung von Hinweisen müssen von einem Datenschutzbeauftragten der Sichelschmidt-Gruppe vor dem Einsatz geprüft und freigegeben werden.

(2) Die Mindestanforderungen ergeben sich für den Geltungsbereich der Datenschutz- Grundverordnung aus Art. 32 DS-GVO. Der besonderen Sensibilität der Hinweise sowie der Gefahren für Personen und das Unternehmen im Fall des Bekanntwerdens von hinweisbezogenen Daten wird in besonderer Weise Rechnung getragen.

§ 9 Löschkonzept

(1) Daten, die im Zusammenhang mit einer Meldung erhoben wurden und die für das Verfahren nicht relevant sind, werden unverzüglich gelöscht. Im Übrigen werden die erhobenen Daten grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Ermittlungen gelöscht.

(2) Im Falle eines Straf-, Disziplinar- oder Zivilgerichtsverfahrens aufgrund eines rechtswidrigen Verhaltens werden die Daten – abweichend von Abs. 1 – bis zum rechtskräftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens gespeichert. Gleiches gilt, wenn die Daten für die Geltendmachung, die Ausübung von eigenen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist; dabei wird die Speicherdauer im Einzelfall bestimmt.

(3) Die Löschung von Daten innerhalb des Hinweisgebersystems hat ausschließlich nach den jeweiligen zeitlichen Vorgaben des Löschkonzepts oder nach der Löschfreigabe durch zwei separate Benutzer (Vier-Augen-Prinzip)

(4) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben von den Abs. 1 bis 3 unberührt und sind entsprechend vorrangig zu beachten. Gleiches gilt, soweit die Aufbewahrung gerichtlich oder behördlich angeordnet wurde.

 

Bielefeld, den 13.12.2023

Brechmann Handels GmbH & Co. KG

Die Geschäftsführung